di Alessandro Mastromatteo e Benedetto Santacroce
La gestione elettronica delle fatture passive ricevute dai soggetti Iva, anche alla luce delle problematiche sorte dal 1° luglio ad oggi, impone alle imprese e ai professionisti una serie di scelte necessarie, tra l’altro, per semplificare i rapporti con i fornitori, per avere un monitoraggio completo delle operazioni effettuate e per definire le regole per gli acquisti realizzati dai dipendenti nel corso delle trasferte.
Preregistrazione dell’indirizzo
I cessionari/committenti devono far sì che il processo di ricezione delle fatture sia il più semplice e diretto possibile, allo scopo di evitare che le fatture invece di essere automaticamente recapitate rimangano per un certo tempo a disposizione su l’area riservata del sito dell’agenzia delle Entrate. Questa semplificazione deve però rispettare la struttura organizzativa dell’impresa. In pratica l’impresa si deve interrogare se vuole avere un indirizzo telematico unico ovvero se preferisce mantenere distinti punti di accesso delle fatture. In via generale riteniamo che la scelta migliore sia sempre quella di avere un unico indirizzo telematico. Questo perché, oltre ad essere una sicurezza gestionale, consente di superare eventuali comportamenti non coordinati dei fornitori.
La scelta di un indirizzo telematico unico si opera accedendo al servizio di registrazione delle Entrate (nell’area del sito “fatture e corrispettivi”). Questa registrazione consente al contribuente di ricevere la fattura anche nel caso in cui il cedente/prestatore indichi un indirizzo sbagliato ovvero indichi nel codice destinatario, l’indirizzo convenzionale di “0000000”. In tutti questi casi lo SdI si disinteressa di quanto indicato dal fornitore e abbina l’indirizzamento con la partita Iva registrata. Ovviamente la scelta opposta (e necessariamente alternativa) di avere più indirizzi (si pensi, ad esempio nel mondo della moda a due Pec, una per gli acquisti di abiti e una per gli acquisti di accessori) è una scelta a cui deve corrispondere una distinta responsabilità operativa. Lo stesso risultato si può ottenere attraverso la creazione di una codifica direttamente nel Xml.
Comunicazioni preventive
Il rapporto con il fornitore va semplificato attraverso la tempestiva e completa risposta alle comunicazioni che il cessionario/committente riceverà dal fornitore ovvero inviando direttamente a quest’ultimo una comunicazione preventiva. La comunicazione risulterà particolarmente tranquillizzante quando la stessa riporterà un indirizzo telematico unico (dovuto ad una registrazione preventiva presso l’Agenzia) ovvero quando, anche in caso di separazione fornirà dei criteri distintivi molto netti e chiari.
Al fornitore, però, non va indicato solo il mero codice destinatario, ma va sfruttata la comunicazione per aggiornare le anagrafiche, per fornire punti di contatto e specifiche operative.
Monitoraggio delle fatture passive e autofattura spia
Due temi nuovi che derivano dalla presenza tra fornitore e cliente del sistema d’interscambio sono: la necessità di monitorare sul web le fatture ricevute dall’Agenzia e non presenti presso l’indirizzo del cliente; l’obbligo di gestire con maggiore tempestività, attraverso l’emissione di un’autofattura, i casi in cui l’operazione è effettuata ai fini Iva e il cliente non riceve la fattura nei limiti della tempistica di regolarizzazione normativamente prevista (nelle operazioni nazionali dopo 4 mesi dall’effettuazione dell’operazione).
Per questa necessità sembra importante che il cessionario/committente monitori periodicamente le fatture ricevute dallo SdI e riportate nell’area riservata del contribuente. Inoltre, sembra il caso di predisporre dei presidi che impongano delle attivazioni periodiche: per esempio in caso di merci consegnate, il contribuente dovrà monitorare il successivo invio tramite SdI della relativa fattura. Analogamente per le fatture inserite in contabilità come fatture da ricevere il contribuente si dovrà attivare per monitorare l’arrivo delle fatture, non solo per motivi Iva, ma anche di bilancio.
Spese di trasferta
Ulteriore scelta da fare è se imporre al dipendente il ricevimento della fattura nel caso in cui effettui degli acquisti di beni e servizi durante la trasferta. La predetta scelta di imporre le fatture, che sicuramente è più in linea con la normativa vigente, può essere semplificata fornendo ai dipendenti un QRcode creato attraverso il sito dell’agenzia delle Entrate con cui il dipendente è in grado, in modo tempestivo e senza errori, di fornire tutti i dati identificativi al fornitore.
Fonte “Il sole 24 ore”